Retningslinje om ulønnet orlov

Formål og baggrund

Retningslinjen supplerer de til enhver tid gældende overenskomstmæssige aftalte og/eller lovbestemte orlovsregler, der gælder for DTU’s ansættelsesområde. Det er således ikke hensigten, at nogen medarbejdergrupper i kraft af denne retningslinje bliver stillet ringere end gældende overenskomst/lov.

Målgruppe

Retningslinjen gælder for alle medarbejdere på DTU.

Hvem bevilger ulønnet orlov

Det er den nærmeste leder, der bevilger orloven. Når lederen tager stilling til medarbejderens ønske om orlov, foretager lederen en konkret vurdering af den samlede opgaveløsning, og baggrunden for medarbejderens ønske om orlov.

Denne vurdering vil bl.a. have afsæt i:

• Hensynet til DTU's interesser, drift og økonomi
• Hensynet til varetagelsen af den pågældende funktion
• Muligheden for at understøtte medarbejderens faglige udvikling til gavn for DTU, eller samfundet i øvrigt.

Vilkår under ulønnet orlov

• Der optjenes ikke anciennitet.
• Der optjenes ikke ret til løn under ferie under orloven, herunder samtidighedsferie, ferietillæg, feriegodtgørelse eller særlige feriedage.
• Der indbetales ikke pensionsbidrag under orloven.
• Medarbejdere, der har orlov kan afskediges i samme omfang som andre medarbejdere.
• Medarbejderen har ikke ret til at afbryde orloven i orlovsperioden, og medarbejderen kan derfor ikke vende tilbage til en stilling på DTU, før den aftalte orlovsperiode udløber.
• Medarbejderens forsikringer, herunder gruppeliv, gælder som udgangspunkt ikke under orloven. Medarbejdere, som er omfattet af gruppeliv, skal selv kontakte sin egen gruppelivsordning for nærmere oplysning om mulighed for dækning i orlovsperioden.

Ovenstående liste over vilkår er ikke udtømmende og øvrige relevante vilkår kan afklares som led i den konkrete sag.

Ferieafregning ved orlov

Nedenfor besvares de mest almindelige spørgsmål om ferieafregning, når du går på orlov.

Spørgsmål:
Når medarbejdere går på orlov, bliver de automatisk ferieafregnet. Det opleves som uhensigtsmæssigt både for instituttet og medarbejderen – især ved korte orlovsperioder. Vi har fået at vide, at medarbejdere ved kort orlov i stedet skal registrere tjenestefri uden løn. Vi har også fået at vide, at Koncern HR vurderer i hvert enkelt tilfælde, om det skal være orlov eller tjenestefri uden løn. Hvem foretager denne vurdering, og kan der meldes nogle generelle retningslinjer ud?

Svar:

• Medarbejdere på barselsorlov ferieafregnes ikke.
• Medarbejdere på anden orlov af mere end 1 måneds varighed ferieafregnes i henhold til Ferievejledningen (se afsnit 7.3 i ferievejledningen). Hvis en medarbejder fratræder, og vi ikke kender til en forlængelse eller genansættelse i umiddelbar forlængelse, bliver medarbejderen også ferieafregnet.
• Der skal altid søges om orlov, uanset længde, og ansøgningen skal indsendes i god tid, så vi kan nå at standse lønnen korrekt.
• Tjenestefri uden løn må ikke bruges i forbindelse med orlov.Tjenestefri bruges kun, når en medarbejder aftaler at afholde ekstra frihed ud over det, vedkommende har ret til – typisk korte perioder. Man afholder fx mere ferie, end man har optjent, og betaler selv for ekstra ferie. Vi oplever desværre, at tjenestefri nogle gange anvendes til længere perioder, og at det først opdages ved godkendelse af timesedler. I sådanne tilfælde er der reelt tale om orlov, og der skal derfor indsendes en orlovsansøgning, inden perioden starter.
• Forskellen på registreringerne er:
  Tjenestefri uden løn: medarbejderen trækkes i løn.
  Orlov uden løn: lønnen stoppes helt under orlovsperioden.
• Et problem ved tjenestefri er, at der ikke altid er løn at trække friheden fra, hvis det registreres bagudrettet i timesedlerne. Derfor er korrekt brug af orlovsregistrering vigtig.

Varighed og tilbagevenden

Varigheden af orlov aftales konkret mellem den nærmeste leder og medarbejderen. Der tildeles ikke orlov ud over to år. I forbindelse med aftalen om orlov skal der ved vurderingen af længden af orloven inddrages overvejelser om muligheden for tilbagevenden og genindtræden i samme eller anden passende stilling efter endt orlov.

Medarbejderen vender efter endt orlov tilbage til enten den hidtidige stilling eller en anden passende stilling inden for medarbejderens ansættelsesområde på de hidtidige gældende vilkår.

Bevilling af orlov skal ske skriftligt, hvor der skal tages stilling til vilkår, herunder varighed og tilbagevenden. Bevillingen af orlov arkiveres på medarbejderens personalesag.

Bibeskæftigelse

Der gælder særlige regler for delvis orlov, hvor medarbejderen fortsat arbejder for DTU jf. retningslinjen om bibeskæftigelse. Heraf følger, at medarbejdere efter aftale med institutdirektøren kan overgå til deltidsbeskæftigelse som følge af anden beskæftigelse – f.eks. som følge af opstart af egen virksomhed eller arbejde i anden institution/virksomhed.

Udgangspunktet er, at bibeskæftigelsen ikke må påvirke det arbejde og den arbejdsindsats, den pågældende som led i sit ansættelsesforhold på DTU skal udføre uanset beskæftigelsesgrad. En deltidsbeskæftigelse/hovedbeskæftigelse andetsteds må således ikke påvirke eller umuliggøre den pligt, som hver medarbejder har til at påtage sig nødvendigt overarbejde, ligesom kravene til loyalitet, dekorum, habilitet mv. skal opfyldes.

Institutdirektøren skal således, før anmodningen om deltidsbeskæftigelse imødekommes, sikre sig, at medarbejderens anden beskæftigelse er forenelig med stillingen på DTU, samt at medarbejderens IP bevares på DTU.

Særlige regler vedrørende orlov

Der gælder særlige orlovsregler for ph.d.-studerende og tjenestemænd.

Ph.d.-studerende kan ansøge om orlov i minimum en måned og maksimalt op til et år i hele studieperioden. Læs mere om orlov for ph.d.-studerende her.

Instituttet og tjenestemanden kan kontakte Koncern HR for nærmere information om orlov uden løn.

Særlige regler om orlov eksempelvis i forbindelse med barsel, borgerligt ombud, FN tjeneste mv. berøres ikke af denne retningslinje. 

Godkendelse og ikrafttræden

Retningslinjen er godkendt af direktionen og drøftet i HSU i marts 2017 og træder i kraft ved offentliggørelse på DTU Inside.

Ændring eller bortfald

Retningslinjen kan ændres eller bortfalde efter godkendelse i direktionen og drøftelse i HSU ved meddelelse på DTU Inside.